Почему iiko показывает не ту прибыль
Отчёт говорит, что месяц закрыли с прибылью в четыреста тысяч. На счёте при этом пусто, и надо платить за аренду. Знакомо? Система не врёт — она просто отвечает не на тот вопрос, который вы ей задаёте.
Что iiko считает на самом деле
Любая система автоматизации — iiko, R_keeper, Poster — это в первую очередь касса и складской учёт. Она точно знает две вещи: что пробили через кассу и что списали со склада по техкартам.
Всё остальное она знает ровно настолько, насколько вы ей рассказали. И вот здесь возникает разрыв.
Ключевая мысль. Отчёт из учётной системы — это операционный срез «как отработала кухня». Управленческий P&L — ответ на вопрос «заработал ли бизнес». Это разные документы, и первый не заменяет второй.
Семь причин расхождения
1. В систему заведена только закупка продуктов
Аренда, коммунальные, вывоз мусора, обслуживание оборудования, интернет, эквайринг, бухгалтерия, маркетинг, ремонт — всё это деньги, которые ушли со счёта. Если их не завели, система честно покажет прибыль, которой нет.
Проверить просто: сложите расходы из отчёта за месяц и сравните с суммой списаний по банковской выписке. Разница — это статьи, живущие вне учёта.
2. Приход проводят не по накладным
Товар приехал, его поставили на кухню, а накладную завели через неделю. Или завели «примерно», округлив количество. С этого момента остатки в системе перестают соответствовать реальности, а вслед за ними — и себестоимость.
3. Списания не проводят каждую смену
Порча, брак, питание персонала, угощение гостя за счёт заведения, проливы в баре. Если это не списывается день в день, продукт продолжает числиться на складе. В момент инвентаризации всё обнаруживается разом и валится в один месяц, искажая и его, и все предыдущие.
4. Закупочные цены в номенклатуре устарели
Себестоимость блюда считается по ценам, которые занесли при настройке. Продукты подорожали на 20%, а карта считает по-старому. Фудкост в отчёте выглядит прекрасно, деньги при этом уходят по-настоящему.
Это одна из самых частых находок: цены не обновляли полтора года, и расчётная себестоимость отстала от реальной на несколько процентных пунктов.
5. Прибыль начисленная, а не денежная
Система показывает результат по факту продаж за период. Но поставщику вы платите с отсрочкой, аренду вносите вперёд, налоги — раз в квартал. Прибыль в отчёте и деньги на счёте относятся к разным моментам времени.
Отсюда классическая ситуация: три прибыльных месяца подряд — и кассовый разрыв в четвёртом, когда сошлись квартальный налог и оплата поставщикам.
6. Личные траты собственника не отделены
Снял с расчётного счёта на себя, оплатил что-то личное картой заведения, взял продукты домой. Каждая операция по отдельности мелкая, в сумме за год — существенная. В отчёте её нет, на счёте она есть.
7. Инвентаризацию делают редко или формально
Без регулярной инвентаризации фактическую себестоимость посчитать невозможно в принципе — а значит, невозможно и увидеть разрыв между тем, что должно было уйти со склада, и тем, что ушло. Об этом подробнее в статье о расчёте фудкоста.
Как понять, что у вас именно этот случай
Возьмите три показателя за один месяц и сравните:
| Источник | Что показывает | О чём говорит расхождение |
|---|---|---|
| Отчёт из iiko | Прибыль по данным системы | Базовая цифра для сверки |
| Банковская выписка | Реальное движение денег | Расходы, которых нет в системе |
| Управленческий P&L | Все доходы и расходы одного периода | Итоговая честная картина |
Если первые две цифры расходятся больше чем на 10%, учёт не отражает реальность — и любое решение, принятое по такому отчёту, принимается вслепую.
Что делать
- Завести в систему все статьи расходов, а не только продукты. Включая те, что платятся наличными и с личной карты.
- Ввести правило: приход только по накладной, в день поставки, с фактическим весом.
- Списывать каждую смену, с указанием причины. Это дисциплина, а не программная настройка.
- Обновлять закупочные цены хотя бы раз в месяц.
- Проводить инвентаризацию минимум ежемесячно, по ключевым позициям — чаще.
- Отделить деньги собственника от денег заведения и вести выплаты как отдельную статью.
- Собрать управленческий P&L поверх системы — в таблице, куда сводится всё.
Менять систему обычно не нужно. В подавляющем большинстве случаев дело не в iiko, а в том, как в неё заводят данные. Переход на другую платформу переносит те же привычки на новое место, стоит денег и парализует заведение на несколько недель.
Коротко
- iiko показывает то, что в неё завели, — не больше.
- Отчёт из системы не заменяет управленческий P&L.
- Прибыль в отчёте и деньги на счёте относятся к разным моментам времени.
- Расхождение отчёта с банковской выпиской больше 10% означает, что решения принимаются вслепую.
- Проблема почти всегда в дисциплине ввода данных, а не в программе.
Не сходится у себя? Настройка прозрачности учёта входит в финансовый аудит: систему перенастраиваю так, чтобы собственник видел реальную картину денег, и оставляю готовые управленческие таблицы.