Закупки съедают маржу
Продукты — вторая по размеру статья расходов после ФОТ и единственная, где владелец почти не видит цены. Переплата в 3–5% от суммы закупки звучит как мелочь — на деле это до пятой части прибыли, регулярно и каждый месяц.
Почему закупки съедают маржу тихо
ФОТ виден: есть ведомость, ставки, график. Аренда видна: есть договор. Реклама видна: есть бюджет. Закупка — серая зона. Решения принимаются на бегу, цены помнят «на глаз», поставщика меняют, когда он довёл до конфликта, а не когда поднял цену.
Теперь цифры, чтобы было о чём говорить:
- Разброс цен на один и тот же продукт у поставщиков одного города — 10–20%. Это норма рынка: у каждого свои закупочные условия, логистика и аппетит.
- Закупка продуктов — 17–20% выручки. Один процент экономии на ней добавляет в прибыль столько же, сколько рост выручки примерно на 3–4%. Поднять выручку на 3–4% сложнее, чем убрать процент переплаты.
- Переплата 5% от суммы закупки при марже 5% — около пятой части прибыли. И она не видна ни в одном отчёте: продукты-то куплены, фудкост «в норме».
Закупка — единственная крупная статья расходов, где вы платите больше, чем могли бы, и не знаете об этом.
Что такое матрица поставщиков
Матрица — одна таблица на всю закупку:
- строки — товары со спецификацией: сорт, жирность, фасовка, артикул поставщика;
- колонки — поставщики;
- в ячейках — цена за базовую единицу (кг, литр, штука — у всех одна база);
- отдельной строкой — минимальная сумма заказа каждого поставщика;
- в примечаниях — артикулы, альтернативные цены, «возит только в упаковке по 6», «качество нестабильное, смотреть при приёмке».
Зачем таблица, если есть отношения с поставщиками? Переговоры без цифр — это «у нас дешевле». С таблицей вы видите: на этой позиции переплата 15%, на этой — 2%, а вот эта — монополия, и её решают иначе. Таблица не заменяет отношения, она убирает «на глаз».
Как выглядит рабочая матрица. Около 140 строк — только то, что реально заказываем, а не весь каталог. 9 поставщиков с минимальной суммой отгрузки от 5 до 15 тысяч ₽. Примерно 40% позиций есть у двух и более поставщиков — там и живёт переплата. Остальные 60% — монополия: по позиции один поставщик, «дешевле» не существует, есть только переговоры.
Шесть ошибок, из-за которых вы переплачиваете
1. Всё у одного поставщика
Один звонок, одна доставка, привычные отношения, «нас ни разу не подвели». Цена вопроса не видна, пока её не посчитаешь. На позициях без конкуренции цена постепенно уползает к потолку — поставщику незачем быть дешевле, если вы не сравниваете. За год это не 5%, а 10–15% на части ассортимента, и никакой «проверенный» статус этого не компенсирует.
Что делать: держать на каждую группу товаров двух-трёх рабочих поставщиков — не «всех подряд», а рабочих: мясо у одного-двух, овощи у одного-двух, бакалея у одного. Достаточно, чтобы у каждой конкурентной позиции был выбор.
2. Каждую позицию — у самого дешёвого
Обратная крайность. Разложили заказ по минимальным ценам: четыре поставщика, у каждого на 2–5 тысяч ₽ при минималке 7–15 тысяч. Итог: поставщики такой заказ не принимают, либо вы дозаказываете «добивку» — то, что не нужно, лишь бы довезли.
Что делать: собирать заказ по сумме всей закупки, а не по цене позиции. Закрывать минималки переносом позиций от соседнего поставщика, а не дозаказом лишнего объёма. Если без «добивки» не обойтись — дозаказывать нескоропорт: бакалею, заморозку, а не зелень и молочку.
3. Сравнивать несравнимое
Самая коварная ошибка: одинаковое название в прайсе не значит одинаковый товар.
- Майонез 67% жирности и майонез 50,5% — два разных продукта.
- Охлаждённое филе и замороженное — разные товары, хотя оба «филе куриное».
- Цена за килограмм и цена за монолит 5 кг: 714 ₽ «за монолит» выглядит дороже 643 ₽ «за кг», а на деле это 143 ₽ за кг — в четыре с половиной раза дешевле.
- «Два ведра по 3,3 кг» — это 6,6 кг, а не 6. Звучит смешно, пока на этом не теряешь десятую часть позиции.
Что делать: у каждой строки матрицы — спецификация: сорт, жирность, фасовка, артикул. Цены всех поставщиков — за одну базовую единицу. Если в примечании стоит «нестандарт» или «эконом» — это отдельная строка, а не «подешевле».
4. Заказ по памяти, а не по расходу
«Томатов возьми 15 кг, как в прошлый раз». А расход по факту — 32 кг в неделю. К пятнице томаты кончаются (минус продажи), либо в конце недели списываются остатки (минус фудкост).
Что делать: заказ = расход прошлой недели + поправка на планы (банкет, акция, праздник) + страховой запас по скоропорту. Звучит банально, но в половине заведений, куда я прихожу, заказ собирается «по ощущениям» и сверяется с остатками раз в месяц.
5. Нет истории цен
Цены растут у всех. Вопрос — когда вы это замечаете. Без истории: заметили, когда фудкост «внезапно» вырос на пункт, и начали выяснять, что подорожало. С историей: снимок матрицы каждый день, и видно, что 15-го числа поставщик поднял молочку на 7%, а через неделю — ещё на 3%.
Что делать: снимать цены регулярно — в моей практике это ежедневный автоматический снимок матрицы. Раз в месяц смотреть, кто и что поднял. Поставщик, который тихо добавил 15% за месяц на позицию, которую вы берёте годами, — это не «рынок», а повод для разговора или тендера.
6. Данные, которые никто не проверял
История из практики: в матрице сети несколько лет колонка с ценами одного поставщика называлась именем другого. «Дешёвый» поставщик мог оказаться дорогим — и наоборот. Нашли случайно, при пересборке таблицы.
Ошибка в данных хуже, чем отсутствие данных. На основе отсутствия данных вы хотя бы не принимаете решений. На основе неверных данных принимаете уверенно — и неверно.
Что делать: раз в месяц аудит таблицы: шапка (тот ли поставщик в колонке), базы единиц, дубли строк. Пустая ячейка — это «не возит», а не «бесплатно». Пятнадцать минут, зато решения стоят на проверенном.
Семь шагов: как навести порядок
- Соберите список того, что реально закупаете. Начните с топ-30 позиций — они дают около 80% суммы закупки. Остальное добавите потом.
- Разнесите цены поставщиков по строкам — по последним счетам и прайсам, не по памяти. Нет цены — ячейка пустая.
- Пропишите условия каждого поставщика: минималка, приёмка, срок отгрузки, отсрочка. Отсрочка — это тоже деньги.
- Помечайте монополии. Где выбора нет — там не «экономия», а переговоры и замена, если цена ушла в космос.
- Собирайте заказ по сумме всей закупки, а не по минимуму каждой позиции. Минималки закрывайте переносом, переплату за пробив — считайте.
- Сверяйте заказ с расходом прошлой недели. Отклонение ±50% — повод объяснить, а не заказать.
- Снимайте цены регулярно, раз в квартал проводите тендер по топ-30. Тендер — это показать действующим поставщикам, что вы знаете рынок.
Что даёт порядок
Один ресторан, одно меню, те же поставщики. Меняется только то, как собирается заказ и что видно в таблице.
Цифры из практики: переплата типового заказа падает с 9,9% до 3,6% только за счёт раскладки с учётом минималок — без смены поставщиков и без торговли. Мелкие заказы с зеленью, где раньше «утекало» 38–47%, после аккуратной сборки дают около 2%. На регулярных заказах это сотни тысяч в год, которые просто лежали на полке сравнения.
Дальше подключаются переговоры: когда у вас есть таблица, вы приходите к поставщику не с «дорого у вас», а с конкретной позицией и конкретной цифрой. Это другой разговор.
Коротко
- Закупки — единственная крупная статья расходов, где цены обычно не контролируются. Переплата 5% от закупки — до пятой части прибыли.
- Матрица поставщиков — одна таблица: товар со спецификацией, поставщики, цена за базовую единицу, минималки.
- Экономить надо на сумме всей закупки, а не на каждой позиции: минималки съедают «поштучную» экономию.
- Не сравнивайте несравнимое: спецификация, фасовка и база единиц решают.
- Заказывайте по расходу прошлой недели, снимайте цены регулярно, раз в квартал — тендер по топ-30.
Не знаете, сколько на самом деле теряете на закупках? На бесплатной 30-минутной встрече посмотрю на ваши цифры: фудкост, закупку, расхождение «расчёт/факт» — и скажу, где у вас дыра. Если искать негде — так и скажу.